عندما تلجأ إلى مكتب الأمبودسمان، فإنك تعتبر نفسك متضررًا أو غير راضٍ عن الهياكل والعمليات الحالية لمجموعة OCP أو شركاتها التابعة، أو تبحث عن مساعدته للحصول على تسوية تفاوضية لنزاع جارٍ. قام مكتب الأمبودسمان بإعداد إجراء لاستقبال ومعالجة ومتابعة طلبك، استنادًا إلى 5 خطوات منفصلة كما يلي:
- تسجيل طلبك مع مكتب الأمبودسمان عن طريق ملء النموذج المناسب وإرساله عن طريق البريد العادي أو البريد الإلكتروني
- عند استلام طلبك، سيقوم مكتب الأمبودسمان بتقييم مدى توافقه مع الشروط (تحقق من معايير الأهلية)
- بمجرد انتهاء تقييم الأهلية، وفي حالة الرفض، سيتلقى المقدم إشعارًا لاحقًا مع تبرير لأسباب عدم أهلية مطالبته. أما في الحالات المؤهلة، سيتم إرسال إشعار بتلقي الطلب
- سيتم بعد ذلك إنشاء اتصال أولي مع المقدم لمناقشة الطلب ومحتواه
- ستحدث بعد ذلك تبادلات حول الموضوع بمشاركة الكيانات أو الأفراد ذوي الصلة ضمن مجموعة OCP، والتي ستؤدي إلى تقديم مجموعة من الخيارات العادلة والمعقولة من أجل تحديد أفضل حل مقبول لجميع الأطراف المعنية.