ميثاق الاشتغال

يتبنى و يطبق مكتب الأمبودسمان لمجموعة OCP ميثاق العمل للجمعية الدولية للأمبودسمان (IOA)و الذي يستجيب للمعايير التالية:

الاستقلالية

الأمبودسمان و مكتبه مستقلان عن باقي الوحدات الإدارية للمؤسسة. لا يتولى ا الأمبودسمان داخل المؤسسة أية وظيفة أخرى تؤثر على استقلاليته. يمارس الأمبودسمان سلطته لتقرير جدوى وكيفية التعامل إزاء انشغالات وتظلمات شخص أو مجموعة من الأشخاص. يمكن للأمبودسمان أيضا التدخل من تلقاء نفسه في حالات خاضعة للمعاينة المباشرة. يتمتع الأمبودسمان بالحق في الوصول إلى جميع المعلومات المتعلقة بالمؤسسة و المتعاونين معها في حدود ما تخوله القوانين. يتمتع الأمبودسمان بحرية اختيار موظفي مكتب الوساطة، تدبير الميزانية و تسيير المكتب.

الحياد و الإنصاف

الأمبودسمان محايد، غير متحيز و مستقل. يعمل الوسيط بحيادية، نزاهة و موضوعية في معاملة الأشخاص و معالجة القضايا. يعمل الأمبودسمان على منح الأولوية للمساطر الإدارية العادلة و المنصفة و لا يمثل مصالح شخص محدد داخل المؤسسة. الأمبودسمان هو شخص مستقل ومسؤول على أعلى مستوى داخل المكتب و يعمل بكل استقلالية بعيدا عن الهياكل الهرمية و الأشخاص. لا ينتسب الوسيط بأي شكل من الأشكال لأية مصلحة قانونية أو إدارية متواجدة داخل المؤسسة. لا يتحمل الأمبودسمان أي مهام إضافية داخل المؤسسة يمكن أن تؤثر على حياده. لا يشترك الأمبودسمان في أية جمعية رسمية أو غير رسمية داخل المؤسسة من شأنها خلق شبهات وتضارب للمصالح سواء كانت حقيقية أو متصورة. لا يجب أن يكون الأمبودسمان أية علاقة أو مصالح شخصية مع أطراف النزاع، ولا أن يتكبد خسائر معينة أو يحصل على منافع معينة من خلال حل المشاكل. تقع على عاتق الوسيط مسؤولية معالجة الانشغالات و المصالح المشروعة لجميع الأشخاص المعنيين بالملف المعروض عليه. يعمل الوسيط على إيجاد مجموعة من الخيارات لمعالجة المشاكل والمساعدة على تسهيل النقاشات التي تهدف للوصول إلى أفضل الخيارات المقنعة لكل الأطراف.

السرية

يحترم الأمبودسمان السرية التامة لجميع الاتصالات التي يجريها مع الأشخاص الذين يلجؤون إلى مساعدته، و يأخد جميع الخطوات لضمان سريتها، وتتضمن أن :

لا يكشف الأمبودسمان، ولا يمكن أن يتم إرغامه على الكشف عن هوية من يلجؤون إلى طلب مساعدته. لا يمنح أية معلومة، تمت مشاركتها معه في إطار السرية، والتي من الممكن أن تساعد على تحديد هوية مقدم الطلب، إلا إذا حصل على إذن بذلك من قبل هذا الأخير؛ لا يمكن للوسيط القيام بأي خطوات في إطار الملف إلا في حالة وجود تفويض من مقدم الملف و ضمن الحدود المقررة سلفا، إلا إذا، رأى الأمبودسمان ، أنه يمكن القيام بهذه الإجراءات دون أن يتم الكشف عن هوية مقدم الطلب. الاستثناء الوحيد لرفع السرية هو عندما تشكل الحالة خطرا وشيكا ينذر بتداعيات خطيرة ليس لها حلول معقولة. وفي هذه الحالة يقوم الوسيط بتقييم حجم هذه المخاطر.

الإتصالات بين الأمبودسمان و باقي الأطراف ) التي يتم إجراؤها في إطار ممارسة وظيفة الأمبودسمان ( تعتبر محمية في إطار السر المهني. تطبق هذه الصلاحية في حق الأمبودسمان و مكتبه و ليس في حق أطراف النزاع. لا يمكن لأي شخص إجبار الأمبودسمان أو مكتبه على إفشاء السر المهني.

لا يمكن ل الأمبودسمان أن يشهد في إطار المساطر الرسمية الداخلية للمؤسسة و يجب أن يعمل على تجنب تقديم شهادات في المساطر الرسمية الخارجية، حتى ولو كان مدعوا أو طلب منه القيام بذلك. إذا قام الأمبودسمان بمعالجة مشكلة منهجية ) مثلا توجهات، مشاكل، سياسات أو ممارسات (، فإنه يقوم بذلك بشكل يمكن من حماية هوية الأشخاص.

لا يحتفظ الأمبودسمان بالملفات التي تمكن المؤسسة من تحديد شخص معين. يحتفظ الأمبودسمان بجميع المعلومات) الملاحظات، الرسائل الهاتفية، دليل الزيارات ( في مكان آمن و بعيدا عن أنظار باقي أعضاء المؤسسة، بما في ذلك الإداريين. يقوم الأمبودسمان بوضع سياسة صارمة لتدبير و تدمير هذه الوثائق.

يعد الأمبودسمان جميع البيانات و/أو التقارير مع احترام تام للسرية. المكالمات التي يجريها الأمبودسمان لا تبلغ إلى علم المؤسسة. لا يتصرف الأمبودسمان كممثل للمؤسسة، ولا يمكنه قبول إشعارات لفائدة المؤسسة أو التواجد في موقف أو القيام بدور تحدده المؤسسة من أجل تسلم الإشعارات لحساب المؤسسة. بالمقابل يمكن للأمبودسمان القيام بتوجيه الأشخاص إلى المصالح المؤهلة لتلقي الإشعارات الرسمية.

الطابع غير الرسمي

يشتغل الأمبودسمان بشكل غير رسمي ويعمل على الاستماع إلى الأطراف المعنية، تجميع و تحليل المعلومات، تحديد و تأطير القضايا، و اقتراح حلول واقعية.